好きになろうよ!東村山

    この街をもっと好きになって欲しいと願う中年オヤジの日記

    「説明責任」以前の問題かも?

     教育委員会の会議録って、一体どうなってるんだろうね? 作成を担当している教育部庶務課って、どういう仕事をしているんだろうね?

     実は2012年6月11日に私はツイッターにこんなつぶやきを書き込んだ。


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    今日、ブログ記事「『アカウンタビリティ(説明責任)』って何だろうね?」をアップしたばかりなんだけど、また教育委員会の会議録で変なこと、気づいちゃったよ。 http://t.co/2vr5wTCQ

    市長へのEメールの回答に「現在、第2回、第3回の会議録作成処理が終了し、ホームページへのアップさせていただきました」とあるから、平成24年の会議録をチェックしてみたら、第2回も第3回も載ってなかった。代わりに3月27日に開催された第1回の臨時会が掲載されていた。

    2月2日に開催された第2回定例会や、3月1日に開催された第3回定例会よりも、3月27日に開催された第1回臨時会の会議録の方が先にアップされるってどういうことなんだろうか? しかもこの第1回臨時会にはほかにも疑問点があるんだよね。

    この3月27日に開催された第1回臨時会、開催告知されていたのだろうか? 私は市の会議関係は割りとこまめにチェックしているつもりなんだけど、記憶がないんだよね。さらに言えば、昨年12月に開催された第4回臨時会についても開催告知されていない気がする。

    私の気のせいならいいんだけど……。もう1つ気になるのは、第1回会議録の中身。「東村山市及び東大和市の図書館の相互利用に関する協定の締結」という興味深い議案があったので、たまたま読んでみたら、15ページの図書館長の答弁がおかしな内容になっているんだよね。

    問題の箇所を引用すると次の通り。「例えば東村山市民が東大和市の図書館をどのぐらい利用しているか、平成22年度実績では349人の方が登録をしています。逆に、東村山市民が東大和市立図書館を利用しているのが752人、当市よりも多いぐらいの方が登録をしています」

    何だかスッと頭に入ってこないんだよね。「逆に」と言うのであれば「東村山市民が東大和市立図書館を利用しているのが」ではなく「東大和市民が東村山市立図書館を利用しているのが」となるべきなんじゃないかなぁ。とにかく気になることがいろいろあるんだよね。ちゃんと説明して!



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     2012年6月14日現在、「平成24年会議録」のページには、第2回、第3回の会議録はアップされていない。

    第2回、第3回の会議録はアップされていない

     ほらね。アップされたのは第1回臨時会の会議録だけ。
     回答をもらったのは2012年5月24日のこと。あれから21日も経つというのに、自分の言ったことができていないってどういうことだろうか?


     あと、つぶやきでも指摘したけど、会議録の内容、間違っていると思うんだけど、委託会社がテープ起こししたモノを、誰がどういうチェックを行っているのだろうか? 確か市長へのEメールの回答では、

    「原稿の誤字脱字の確認・修正と不備部分の補正、及び関係所管課長へ回送し誤字脱字の確認・修正を再度行います。この処理期間を約一月とみています」

    とあったけど、本当に「関係所管課長へ回送」しているのだろうか? 


     この記事を書くために「『アカウンタビリティ(説明責任)』って何だろうね?」という記事をチェックしていたら、さらにもう1つ疑問が出て来た。
     私は質問1の回答である、

    第1回臨時会の会議録については、非公開案件となっており、会議録は未掲載となっております。

    という一文を「ああ、そうなんだ」とサラッとスルーしてしまったけど、教育委員会の非公開案件って何なんだ?
     具体的な内容は公開できないだろうが、何についての案件なのかは書けるだろうし、公表するべきではないだろうか? あっさりスルーしてしまった私も悪いのだが、これって本来は

    東村山市情報公開条例の第○条に該当する案件なので会議は非公開とし、よって会議録は未掲載となっております。

    と説明するべきことなのではないだろうか? 「非公開案件」の根拠が明確になっていないのはおかしいのではないだろうか?

     全くもう、聞けば聞くほど説明不足が露呈し、疑問が湧いてくるっておかしいと思いませんか? 教育部庶務課の皆さん。
     また「市長へのEメール」を出さないと解決しないのかなぁ。面倒くさいなぁ。頑張ってくださいよ、教育部庶務課の皆さん。






    「アカウンタビリティ(説明責任)」って何だろうね?

     別に意地悪をしているつもりはないのだが、なかなか正常化しないので、ついつい文句を言ってしまう教育委員会の会議録問題。私はこれまでに4本の記事を書いてきた。


    「会議録って何だろう?」

    「教育委員会の会議録はその後どうなったのか?」

    「今度はどういう理由なんだろうか?」

    「うれしいけど、解せないなぁ」


     だけどまだ何だかおかしいんだよね。というワケで、私は2012年5月11日に「三度、教育委員会の会議録について」と題して「市長へのEメール」で疑問点を聞いてみた。以下はその質問内容である。


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     過去に2度ほど教育委員会の会議録について疑問点をぶつけたところ、早急に改善していただき、ありがたく思っています。
     しかしながら、また疑問点がいくつか出てきましたので、以下、5点お伺いします。


    1.平成23年の会議録一覧を見ますと、第3回と第4回の臨時会の会議録はあるのですが、第1回と第2回の臨時会の会議録が見当たりません(2012年5月11日現在)。どういうことなのでしょうか?

    2.以前「どれくらいの期間で会議録が作成され、ホームページにアップされるのでしょうか?」と伺った時、「委員会開催後録音テープを、委託契約をしています速記録会社へ送付し会議録原稿を作成します。この処理期間がおおよそ一ヶ月かかります。次に作成された原稿の誤字脱字の確認・修正と不備部分の補正、及び関係所管課長へ回送し誤字脱字の確認・修正を再度行います。この処理期間を約一月とみています。次に各委員へ校正した原稿を渡し、確認していただいています。確認していただいた後に起案、決裁後に公表となります」という回答をいただきました。私にはよく理解できなかったのですが、結局、2カ月かかるということなのでしょうか? それとも2カ月以上かかるということでしょうか? 具体的な日数を教えてください。

    3.平成24年の会議録一覧を見ますと、1月6日に開催された第1回定例会の会議録しか掲載されていません(2012年5月11日現在)。会議録アップまでにかかる日数が仮に2カ月であれば3月1日に開催された第3回定例会の会議録まで、仮に3カ月かかるとしても、2月2日に開催された第2回定例会の会議録まではアップされてなければならないのではないでしょうか?

    4.2012年4月19日に一気に4件もの会議録がホームページに掲載されました。教育委員会の会議録は、以前にいただいた回答では「速記録会社に委託」ということだったと思うのですが、一体どういう契約内容なのでしょうか? 順次掲載されていくのが普通なのではないでしょうか?

    5.市議会の会議録と違い、1回の分量が1時間から2時間、長いときでも3時間程度の教育委員会の会議で、会議録の原稿作成が業者委託で1カ月もかかるのはかかりすぎだと思います。市議会が委託している業者に一括でお願いした方がいいと考えるのですが、見解を伺います。


     以上、よろしくお願いします。



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     回答は13日後の2012年5月24日の午後、教育部庶務課から届いた。内容は次の通り。


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     平成24年5月15日付、薄井政美様からいただきました「三度、教育委員会の会議録について」について、下記のとおり回答します。

    東村山市長 渡部尚



     平素より、市教育行政に多大なご協力を賜わり厚くお礼申し上げます。以下のとおり項目ごとに回答いたします。

    1.第1回臨時会の会議録については、非公開案件となっており、会議録は未掲載となっております。第2回臨時会については、速記会社との委託契約前の案件でありテープからのデータ作成を職員にて現在実施しているところでございます。本来は順次掲載するところでありますが作業が遅れてしまい申し訳ございません。

    2.以前ご説明させていただきましたとおり、速記録会社が要する処理期間が約1ヶ月、その後、誤字・脱字等の確認修正及び決裁等の要する期間として1ヶ月合計約2ヶ月かかっております。また、今回人事異動により担当者が替わったことにより、不慣れな点もあり、幾分時間が掛かっている状況です。今後は迅速に対応して参りますのでご理解頂きます様お願いいたします。

    3.現在、第2回、第3回の会議録作成処理が終了し、ホームページへのアップさせていただきました。

    4.委託契約しており、順次掲載していくのが妥当でありますが、確認作業等が滞り、作成処理担当の前任者と後任者とで分担を行い作成したことにより、一度に多くの掲載という形になってしまいました。今後は順次掲載できるよう対応して参りますのでご理解のほどお願いいたします。

    5.市議会の会議録委託業者とは、金額や仕様面等が異なり一概には比較できないと思いますが、会議録委託業者等の比較・研究して参りたいと考えております。



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     まず不思議なのは、私は5月11日にメールを送り、広報広聴課から「市長へのEメール」の到達通知をもらっている。まあ、5月11日に送ったと言っても、午後5時を回っていたので、受け取るのが翌日になるのは仕方がない。5月11日は金曜だったので、もし担当の教育部庶務課が私のメールを受け取るとすれば、月曜の5月14日であるハズだ。
     しかし回答の冒頭を見ると、


    平成24年5月15日付、薄井政美様からいただきました……


    とある。どういうことなのだろうか? 広報広聴課が教育部庶務課に伝えるのが遅かったのか? 細かいことだけど、こういうところはキチンとして欲しいなぁ。



     さて、回答の中身だけど、1番目の質問の回答によると、


    第1回臨時会の会議録については、非公開案件


    ということらしい。でも、これは聞いたからわかったのであって、聞かなければ永遠にわからなかったことではないだろうか? 会議録がないにしても一応、項目をつくって、クリックしたら「第1回臨時会の会議録については、非公開案件となっており、会議録は未掲載となっております」という文面が出るようにするべきではないだろうか? そうする必要がないというのなら、その理由を聞いてみたい。


     また、2番目の質問の回答もよくわからない。これを読むと、「今回人事異動により担当者が替わったことにより、不慣れな点もあり、幾分時間が掛かっている状況」というのが、掲載が遅れている理由らしいが、「遅れている」とわかっているのであれば、理由を示して「遅れています」「○日までに掲載予定です」と説明を表示するべきではないのか? 
    「コンプライアンス(法令遵守)」とともに、今、行政に求められているのは「アカウンタビリティ(説明責任)」だ。「アカウンタビリティ」とは何か? 「説明責任を果たす」とはどういうことなのか? 今一度考えてみて欲しいと思う。
     ただ謝って、遅れて作成した会議録をポンと掲載して、「ご理解ください」と言うだけでは、結局同じことを繰り返すだけだ。




     それからトータルの時間で言えば2時間~3時間程度の会議録の作成に1カ月もかかるなんておかし過ぎる。本当にそんなに時間がかかるのであれば、委託会社を即刻変更するべきだと私は思う。もっと迅速に安くできる会議録作成業者はあるハズだ。「2カ月ごとに掲載すればいい」ではなく、「どうすればより早く掲載できるか」を意識して会議録の作成を進めて欲しいと思う。






    うれしいけど、解せないなぁ

     つい先日、2012年4月17日に私は「今度はどういう理由なんだろうか?」という記事を書いた。内容は、教育委員会の会議録が2011年10月開催の第10回東村山市教育委員会定例会までしか載ってなく、またしても作成が滞っていたので、「どうなっているのだろう?」と疑問を呈したモノだ。

    「面倒だけど、以前にも取り上げた問題だし、『市長へのEメール』で理由を聞いてみるかな」と思い、3日後の4月20日、改めて教育委員会の会議録のページを見てみると……ナント、2012年1月開催の第1回東村山市教育委員会定例会まで更新されているではないか。右上の「更新日」を見ると、「2012年4月19日」とある。
     4月17日に見た時には、確かに2011年10月開催の第10回東村山市教育委員会定例会までしか載ってなかったから、記事を書いてわずか2日間で4件も会議録がアップされたことになる。
    「ひょっとして私が記事で指摘したから?」と思わないワケでもないが、事実はそうではないだろう。そんな、わずか2日間で4件もの会議録を作成できるワケがない。もともと4月19日に更新する予定だったのだろう。
     更新されたのはうれしいけど、わからないことがいくつかある。挙げてみると……。


    なぜ、2012年1月開催の第1回東村山市教育委員会定例会までしか作成されていないのか?……確か以前に「市長へのEメール」で「会議開催後、どれくらいの期間で会議録が作成され、ホームページにアップされるのでしょうか?」と質問したことがあるのだが、その時の回答は、

     委員会開催後録音テープを、委託契約をしています速記録会社へ送付し会議録原稿を作成します。この処理期間がおおよそ一ヶ月かかります。次に作成された原稿の誤字脱字の確認・修正と不備部分の補正、及び関係所管課長へ回送し誤字脱字の確認・修正を再度行います。この処理期間を約一月とみています。次に各委員へ校正した原稿を渡し、確認していただいています。確認していただいた後に起案、決裁後に公表となります。

    というモノだった。つまり2カ月ちょっとでホームページにアップできるワケだ。ならば2012年2月2日に開催された第2回東村山市教育委員会定例会の会議録も本来なら出来上がっていなければいけないんじゃないの? 一気に会議録が更新された2012年4月19日の時点ですでに2カ月半も経過しているのだから。


    なぜ、一気に4件もアップするのか?……定例会の事務局である教育部庶務課の職員が作成しているならともかく、会議録作成については速記録会社に委託しているということなのだから、本来なら定期的に毎月更新されるハズなのでは? どういう契約内容なのかはわからないけど、普通はあり得ないのではないだろうか?


    なぜ、第1回と第2回の臨時会会議録がないのか?……「平成23年会議録」のページを見ると、第3回東村山市教育委員会臨時会と第4回東村山市教育委員会臨時会の会議録はあるのだが、第1回と第2回の臨時会会議録が見当たらない。第1回と第2回ということは、当然、第3回の臨時会が行われた2011年8月9日以前に開催されているハズだ。とすると、仮に2011年7月に開催されたとしても、すでに9カ月も経過していることになる。これは一体どういうことなのだろうか?


     やっぱり「市長へのEメール」を出さなきゃダメなのかなぁ。













    今度はどういう理由なんだろうか?

     以前、教育委員会の会議録が1年半以上も作成されなかったことを記事にしたのだが、覚えているだろうか? 


    「会議録って何だろう?」

    「教育委員会の会議録はその後どうなったのか?」


     2012年1月3日の時点では、「平成23年第8回東村山市教育委員会会議録」までしかアップされていなかった。この教育委員会の開催は2011年8月1日だ。
    「市長へのEメール」での回答では、会議録は2カ月ほどで作成できるという。だとすれば、本来ならば2012年1月3日の時点では、2011年10月3日に行われた第10回東村山市教育委員会定例会まで会議録ができていないといけないのでは?

     まあ、この時は前年度の会議録も作成しなければならない状態だったから、仕方がない……私はそう思った。

     しかし、2012年4月17日に教育委員会の会議録のページを見ると、「平成23年会議録」までしか項目がない。本来ならば、「平成24年会議録」という項目があり、2012年2月2日に行われた第2回東村山市教育委員会定例会までの会議録が作成されているハズだ。
    「どういうことなんだろう?」と思いつつ、「平成23年会議録」をクリックして、私は驚いた。

     ナント、2011年10月3日に行われた第10回東村山市教育委員会定例会までの会議録しかアップされていないのだ。
     前回チェックした2012年1月3日から今日まで4カ月も経っているのに、1回分しか会議録が作成されていないって、どういうことなのだろうか?
     第10回以降、教育委員会の定例会が開催されていないなら、会議録が作成されていないのもうなずけるが、私の調べではその後6回も定例会が開催されている。
     一体どういうことなのだろうか?

     2010年度については「会議録作成の委託会社との契約できなかった」ということだったが、2011年度はちゃんと契約できているハズだ。

     会議録が長期にわたって作成されなかったことについて私は「市長へのEメール」を通じて、教育長と市長に見解を伺った。2人は今後について次のように回答している。


    ○教育長 今後、会議録に関しましては、時期を逸せず、迅速さをもって公開してまいります。

    ○市長 以後、再度のご指摘を受けることなく是正してまいりたいと存じます。



     あのぉ、もう半年も作成されていないんですけど……また「市長へのEメール」を出さなきゃダメなのかなぁ。今度は一体どんな理由で作成できないんだろうね。ため息が出るよ。















    教育委員会の会議録はその後どうなったのか?

     2011年8月に教育委員会の会議録が1年半近くも作成されていないことに気づいた私は、「市長へのEメール」で理由を聞いてみた。その時のやりとりについては「会議録って何だろう?」という記事を読んでもらえばわかるが、全く理由にも何にもならない不親切な回答が返って来て、私はガッカリしてしまった。
     その後、しばらく放っておいたのだが、回答から2カ月後の2011年11月に入っても会議録が一向に更新されなかったので、私は2011年11月10日、「市長へのEメール」で再び教育委員会の会議録について聞いてみた――。






    会議録って何だろう?

     議員時代に審議会などの会議録についていろいろと指摘したせいか、どの審議会・委員会でも会議録がキチンと作成・公開されるようになった。
     しかし、2011年8月、私はある委員会が会議録を長期にわたって作成していないことに気づいた。その委員会とは、

    教育委員会

    だ。実に1年半近くも会議録を作成していない(2011年9月14日現在)。教育委員会は毎月開催されているにもかかわらず、だ。これってどういうことなのだろうと思い、私は「市長へのEメール」で聞いてみた――。







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    プロフィール

    usuimasayoshi

    Author:usuimasayoshi
    薄井政美

    家族は妻と長男、長女。52歳。趣味は地元の食べ歩きと映画鑑賞。東村山市在住

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